＜1ページ＞ 参考資料　 品川区新庁舎整備 基本構想・基本計画策定委員会 令和４年３月２８日 品川区　新庁舎整備オフィス環境調査等業務委託報告　概要　／　業務委託受託者（株）イトーキ １．目的 新庁舎整備に伴い、来庁者および職員にとって快適で機能的なオフィス環境を整備し、 区民サービスと事務効率の向上につなげることを目的とし、 今後行われる設計業務に向け、現庁舎の執務室、文書量、物品量、会議室などの調査を行うものである。 ２．調査及び結果 窓口環境や執務環境などの課題を把握するために、多面的な調査を実施した。 以下に主な調査の結果を示す。 現状レイアウト調査 立入り調査による什器や機器の配置状況、及び窓口等、区民サービス空間の実態を把握した。 現状サイン調査 立入り調査による現庁舎に設置されているサインの状況とその問題点を把握した。 会議頻度調査 会議の実態から、会議室の規模と必要数を算出した。 会議室については、共有化や集中管理、予約システムの運用等などによって、より効率的な運用が必要である。 ・必要会議室数の算出結果 ４人用９室 ８人用１１室 １２人用１１室 ２４人用５室 ３６人用３室 ４８人用５室 ４９人以上用１室　 合計４５室 相談頻度調査 区民や事業者との相談の実態から、相談スペースの規模と必要数を算出した。 プライバシーへの配慮に加えて、新庁舎での窓口のあり方も踏まえた検討が必要である。 ・必要相談室・相談ブース数の算出結果 ２人用　　　　　　 相談室１５室　 　　　 相談ブース９ヶ所　　　　　　 ４人用 相談室 ３５室 相談ブース２４ヶ所　 ８人用 相談室 ３室 相談ブース - １２人用合計 相談室１室 相談ブース - 合計 ５４室 ３３ヶ所 窓口必要数調査 窓口で対応する業務の実態から、適切な窓口数を算出した。 窓口のあり方や運用方法を踏まえた検討に加えて、プライバシーへの配慮も必要である。 ・必要窓口数の算出結果 通常期 必要設置数　108 窓口　 繁忙期 必要設置数　135 窓口 来庁者数調査 庁舎に訪れる来庁者の人数を把握した。新庁舎での動線計画や部署配置、防災計画等に活用する。 1日あたりの 平均来庁者数 単位：人 本庁舎議会棟　 2階　1029　 3階　775 第二庁舎　 1階　448　 3階　579 第三庁舎　 2階　88　 3階　132 本庁舎（来庁者が主に利用する入口毎で調査）合計　4332 外部 施設　239 本庁舎・外部施設　合計　4571　 ※調査を実施した外部施設 子ども家庭支援センター 品川区男女共同参画センター 大井保健センター 中小企業センター 教育総合支援センター 調査実施期間：令和３年１０月２５～２９日 ※一部外部施設は１１月８～１２日 ＜2ページ＞ 品川区　新庁舎整備オフィス環境調査等業務委託報告　概要　／　業務委託受託者（株）イトーキ 文書量調査 収納スペースや書庫スペースを算出するために、執務室内と書庫・倉庫の文書量を把握した。 職員一人当たりの保管文書量が他の自治体（2.5～3.5fm）と比べると、多い数値になっている為、保管文書量の削減や書庫スペースの在り方を検討する必要がある。 ・現状の文書量 文書量（ｆｍ）　 保管文書量（執務室内）職員一人あたり　6.6 fm　（合計 約10,500 fm）　　　　　 保存文書量（書庫）職員一人あたり　5.4 fm　（合計 約8,700 fm） 物品量調査 倉庫スペースの算出をするために、現状の保管場所と物品量を把握した。 物品の共用化や新庁舎内に設置すべき物品と他の倉庫などに設置するものなどの検討が必要である。 ・現状の物品量 物品量（m3）職員一人あたり1.4 ㎥　（合計 約2,300 ㎥） 文書量 執務室内　職員一人あたり　6.6fm　A4サイズ換算 書庫　職員一人あたり　5.4fm　A4サイズ換算 物品量 倉庫（一部執務室内　職員一人あたり　1.4㎥　30cm角のダンボール 約50箱分 ※職員数：1,600人として計算 ※ｆｍ　：文書量を表わす単位でファイルメーターという。A4サイズの文書が1メートル積み上がった状態が1fmである。 職員アンケート調査 職員へ現状オフィスの総合的な評価及びオフィス環境に関する満足度のアンケート及び文書管理についてアンケートを実施し、オフィスに潜む課題及び文書管理の課題を明らかにしました。 他自治体の新庁舎と比較して大きく差がある項目等を踏まえて、快適で機能的な執務環境の検討が必要です。 満足度調査 a 室内環境　b パーソナルワーク　c 共有スペース　d グループワーク　e 情報管理　f コミュニケーション　g セキュリティ　h オフィスの印象 ※他自治体データベースは、過去にイトーキが実施した他の自治体の調査の平均値を示しています。｢旧庁舎｣は現庁舎等の改善前、｢新庁舎｣は新庁舎等の改善後を表しています。 文書管理意識調査 さらに整理をすれば、廃棄できると思う文書の量は？ 廃棄できる文書 0～1割未満21%　1～2割未満34%　2～3割未満31%　3～4割未満7%　4～5割未満3%　5割以上4% 平均 約20％ 廃棄できる 保存書庫へ移動しても構わないと思う文書の量は？ 書庫へ移動できる文書 0～1割未満22%　1～2割未満37%　2～3割未満31%　3～4割未満8%　4～5割未満4%　5割以上3% 平均 約20％ 書庫へ移動できる