写 品企企収第３６号 令和４年１月２４日 品川区監査委員 島田　幸太郎　様 森井　じゅん　様 鈴木　真澄　様 横山　由香理　様 品川区長　濱野　健 令和３年度前期一般監査の措置結果について（通知） 令和３年９月３日付品監発第１５号にてご報告のありました「令和３年度前期一般監査の結果について（報告）」における指摘事項につきましては、 地方自治法第１９９条第１４項の規定に基づき、別紙のとおり措置をしましたので通知します。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 対象部局共通 １　主管課契約に係る契約事務について 令和２年４月から施行された委任金額の引上げ等の主管課契約権限の拡大は、各事務事業の効率的な執行に寄与する一方で、所管課における事務処理の増加の要因ともなり、 次のとおり、対象部局のうち半数程度の所管課において不適切な処理事例が見受けられた。 各所管課においては、令和２年４月改訂版「契約事務の手引き」等を改めて確認し、適正な契約事務の執行に努められたい。 また、経理課においては、契約に関する事務の処理手続が全庁で共有されるよう必要な調整や指導を行う等、適正な契約事務の執行が組織的に確保されるよう取り組まれたい。 （１）１件予定価格10万円を超える随意契約については、品川区契約事務規則に則り２者以上から見積書を徴取して契約相手を決定することとされているが、 １者の見積書により随意契約が締結されている。 （２）特定の１者にしか履行できない契約である場合は、根拠法令（地方自治法施行令第167条の２第１項各号のうち該当する号）と、 その者でしか履行できない理由が必要とされているが、当該根拠法令および理由を付さずに随意契約が締結されている。 （３）請書に物品内訳（品名から単価金額まで）の記載がなされていない。 （４）請書（契約書）の裏面に約款（契約条項）が印刷されていない。 （５）請書の裏面に改正前の約款（契約条項）が印刷されている。 （６）品川区契約事務規則第３条本文の規定により契約権限の委任を受けた者が行う契約の契約担当者を、品川区長として契約書が作成されている。 処理経過 主管課契約に係る事務処理について、上記（１）～（６）のとおり不適切な処理事例が見受けられたことについては、品川区契約事務規則、「契約事務の手引き」、 令和２年２月14日付総務部長通知などの契約事務に関する認識不足や、契約書類作成時の内容確認が不十分だったことによるものです。 経理課では、庶務担当課長会および令和３年９月28日付経理課長通知「契約事務の適正な執行について」において、全庁的な注意喚起を図ったところですが、 引き続き、係長級職員昇任時研修など職層別の研修や説明会等を通じて契約事務について、職員に対し指導・啓発を行い、 適正な契約事務の執行が組織的に確保されるよう、取り組んでまいります。 また、各所管課に対し、「契約事務の手引き」等に基づく適正な契約事務について、課内会議等を通じ継続的な周知を行い、 契約書類作成時の記載内容等の確認を徹底するよう指導してまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ２　指定消耗品の管理について 品川区物品管理規則第25条に規定する指定消耗品（郵券、定額小為替、収入印紙、商品券その他これらに類するものをいう。）の管理について、 次のとおり、従前の指摘事項と同様の事例が対象部局のうち８課において未だ見受けられる。 各所管課においては、物品管理者である課長または所長が適正な管理の徹底を図るとともに、会計管理室においては、指定消耗品の管理を指導統括する立場として、 誤りを未然に防ぐ取組みを改めて徹底されたい。 （１）消耗品受払簿に「翌年度繰越」等の記帳漏れや記帳誤りがある。 （２）消耗品受払簿の記帳に係る課長または所長までの決裁（押印）が一部なされていない。 処理経過 指定消耗品の管理について、上記（１）、（２）のとおり従前の指摘事項と同様の事例が複数課において見受けられたことについては、消耗品受払簿の記帳に関する認識不足および、 記帳内容の照合確認が不十分であったことによるものです。 会計管理室では、庶務担当課長会および令和３年９月28日付会計管理者通知「適正な会計事務の徹底について」において、全庁的な注意喚起を図ったところですが、 引き続き、係長級職員昇任時研修など職層別の研修や通知・回覧等を通じて物品管理事務について、職員に対し指導を徹底し、 指定消耗品を含む物品管理全般の適正な事務の執行に向けて取り組んでまいります。 また、各所管課に対し、品川区物品管理規則や各種マニュアル、通知等に基づく適正な物品管理事務について、課内会議等を通じて継続的な周知を行い、 消耗品受払簿の定期的な照合確認を行うよう指導してまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 区長部局 １　収入事務について （１）区営住宅の入居者に係る保証金（敷金）について、入居時における収入認定審査に誤りがあったことから、保証金89,800円を徴収すべきところ、 102,600円を徴収したため、後日過誤納金12,800円の還付が行われている。適正な事務執行に努められたい。（住宅課） 処理経過 入居時における収入認定審査に誤りがあったことについては、収入認定審査書類の内容確認が不十分であったことによるものです。 今後は、区営住宅使用申請書に「審査項目チェック欄」を追加し、指定管理者および区職員が相互に確認できる体制を整え、適切な事務執行に努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 １　収入事務について （２）撤去した自転車の売却費について、返還方法および処分についての告示を行ってから６か月経過後に調定すべきところ、令和２年２月17日告示分297,000円が同年10月23日に、 令和２年３月16日告示分210,600円が同年11月20日に調定が行われている。歳入の調定は速やかに行われたい。（土木管理課） 処理経過 撤去した自転車の売却費の調定が遅れたことについては、調定期日に対する認識が不十分であったことによるものです。 今後は、課内研修等を通じて歳入事務の再確認や周知徹底を行い、「収入事務の手引き」に基づく速やかな歳入調定に努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ２　契約事務について （１）学校施設開放および温水プール等の管理運営に係る委託契約について、令和２年４月１日付け委託契約書「日野学園学校施設開放および温水プール管理運営委託」他３件においては、 契約変更に係る意思決定が文書により行われていない。適正な契約事務の執行に努められたい。（スポーツ推進課） 処理経過 学校施設開放および温水プール等の管理運営に係る委託契約に関し、契約変更に係る意思決定が文書により行われていなかったことについては、 契約変更締結請求書の作成に係る意思決定をもって当該契約変更に係る意思決定を兼ねていると錯誤していたことによるものです。 今後は、課内での周知徹底やチェック体制の強化を行い、品川区事案決定手続規程等に基づく適正な契約事務の執行に努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ２　契約事務について （２）令和２年12月17日付け委託契約書「保育園エアコン室内外機点検および洗浄作業委託（2,385,900円）」について、受託者が当該委託業務に着手した後に、 仕様書に記載のないエアコンが７台判明したため、追加分のエアコンに係る増額の契約変更（231,000円）が行われている。 現状を適切に把握するとともに仕様書を正確に作成する等、適切な契約事務の執行に努められたい。（保育課） 処理経過 追加分のエアコンに係る増額の契約変更が行われたことについては、各園への台数の事前確認を怠っていたことによるものです。 今後は、実施予定台数について各園に事前確認して台数を正確に把握の上仕様書を作成するなど、全園に共通する案件において適切な契約事務の執行が図れるよう努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ３　支出事務について （１）政府契約の支払遅延防止等に関する法律第６条第１項の規定によれば、対価の支払の時期は検査を終了した後相手方からの適法な支払請求を受けた日から30日以内の日とされており、 この規定は地方公共団体のなす契約についても準用するとされている。 今回の監査では同法に規定する支払遅延の事例は見受けられなかったものの、次に掲げる支払については、検査検収から適法な請求を受けて支払うまでに相当の期間を要している。 速やかな支払に努められたい。 ア　令和２年４月１日付け委託契約書「金銭登録機保守点検委託（証明交付係）（307,340円）」に係る同年９月分委託料153,670円の支払 （検査検収日　令和２年10月１日、支払請求日　令和３年１月22日、支払希望日　同年２月18日） イ　令和２年４月１日付け委託契約書「品川保健センター駐車場ゲート保守委託（792,000円）」に係る同年９月分委託料198,000円の支払 （検査検収日　令和２年９月23日、支払請求日　令和３年１月15日、支払希望日　同年１月20日） （ア　戸籍住民課、イ　品川保健センター） 処理経過 支出事務に関し、検査検収から適法な請求を受けて支払うまでに相当の期間を要している事例があることについては、 検査検収後、請求書の提出に関し契約の相手方への督促が不十分であったことによるものです。 今後は、チェックリストの作成や課内における複数名の職員の確認により、支払手続の進捗状況の管理を強化していくとともに、 請求書提出が遅れている案件については定期的に督促を行うなど、速やかな支出を徹底してまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ３　支出事務について （２）令和２年４月１日付け委託契約書「公衆浴場ポスター等掲出委託」について、上半期分委託料1,041,920円の支払の際、 請求書記載の金額（1,042,944円）が誤っているにもかかわらず同年10月28日にそのまま支払い、令和３年４月19日に過払分1,024円の戻入処理が行われている。 支払にあたっては請求金額の確認を徹底されたい。（広報広聴課） 処理経過 委託契約の支払いに関し、過払いにより後日差額分を戻入処理したことについては、請求書に記載されている契約単価の確認が不十分であったことによるものです。 今後は、複数名の職員による請求金額等の支出内容の確認を徹底し、適切な支出事務の執行に努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ３　支出事務について （３）令和２年４月１日付け委託契約書「荏原文化センター外電話交換機保守点検委託（184,800円）」に係る３回目の委託料30,800円について、 誤って支出命令書を二度起票し、支払が行われたため、過払分30,800円の戻入処理が行われている。適正な支出事務の執行に努められたい。（文化観光課） 処理経過 委託契約の支払いに関し、支出命令書を二度起票したことにより過払い分の戻入処理が行われたことについては、 職員の錯誤と、その後の事務処理過程における進捗確認が不十分であったことによるものです。 今後は、チェックリストによる支払事務処理状況の管理強化や、課内における複数名の職員の確認徹底を行い、適切な支出事務の執行に努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ３　支出事務について （４）令和２年度版「いきいきあんしん子育てガイド」作成に係る編集・原稿作成謝礼（200,000円）について、令和元年度中に支払うべきところ、請求書の受領等の支出事務を怠ったため、 令和２年９月28日に債権者より当該謝礼が未払いである旨の連絡を受け、同年10月14日に支払が行われている。支出事務の進行管理を行い、速やかな支払を徹底されたい。（子ども育成課） 処理経過 謝礼の支払に係る処理が遅れたことについては、請求書の督促や進捗確認などについて失念していたことによるものです。 今後は、チェックリストにより、複数名の職員による定期的な支出事務の進捗確認を行い、速やかな支払を徹底してまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ３　支出事務について （５）各種手当の支給事務について、次のとおり過払による返還請求が行われている。既に支給済の手当の請求は、金額の多寡にかかわらず家計に大きな負担を強いることになりかねない。 適正な事務執行に努められたい。 ア　特別障害者手当について、対象者の受給資格が令和元年７月31日に消滅したにもかかわらず、同年８月分から令和２年10月分までの同手当を支給したため、 過払分409,050円の返還請求が令和３年１月22日に行われている。 イ　障害者福祉手当について、対象者３名の受給資格の消滅等により生じた同手当過払分306,000円（平成29年８月分から令和２年７月分まで）、 186,000円（令和元年８月分から令和２年７月分まで）および77,500円（令和元年11月分から令和２年３月分まで）の返還請求が令和２年12月14日に行われている。（障害者福祉課） 処理経過 各種手当の支給事務について、過払いによる返還が行われていることについては、申請書類の内容確認が不十分であったこと、 および受給資格確認のための書類提出の督促が不十分であったことなどにより、資格喪失処理（支給停止）の手続きが遅れてしまったことによるものです。 今後は、申請書類受領後は速やかな内容確認、事務処理を徹底するとともに、複数名でのチェック体制とする等、適正な事務執行に努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ４　事務の執行方法について 養護老人ホーム入所者に係る老人福祉法施行措置費自己負担金について、当該施設において令和２年５月分の納付書（３名分計127,400円）を紛失したため、 区が納付書を再発行し負担金の徴収を行ったところ、紛失した納付書が施設内で発見され再度支払われたことにより、二重に負担金を徴収している。 施設における納付書の管理について必要な指導を行う等、適正な事務執行に努められたい。（高齢者福祉課） 処理経過 負担金が二重に納付されたことについては、当該施設における納付書の管理が徹底されていなかったことによるものです。 今後は、各施設における書類管理の徹底について指導するとともに、定期的な周知・注意喚起を行うなど、適切な事務執行に努めてまいります。 指摘事項等 第４　定期監査（所管別監査）の結果 ５　現金の管理について 令和２年度の有料駐車場使用料および郵券購入に係る現金出納簿について、資金前渡を受けた際の記載方法の誤りや記帳年月日および残欄（現金、預金、計）の記載漏れ等、 不適切な事例が年度を通じて見受けられる。平成29年７月「収入事務の手引き」等により現金出納簿の記帳方法を確認し、適正な現金管理を徹底されたい。（生活衛生課） 処理経過 現金出納簿における記載方法の誤りや記載漏れ等については、記帳方法についての認識不足および記載内容の確認・点検不足によるものです。 今後は、現金出納簿の正確な記帳について職員に周知徹底し、「収入事務の手引き」等に基づく適正な現金管理に努めてまいります。 写 品教庶収第309号 令和４年１月２４日 品川区監査委員 島田　幸太郎　様 森井　じゅん　様 鈴木　真澄　様 横山　由香理　様 品川区教育委員会 教育長　中島　豊 令和３年度前期一般監査の措置結果について（通知） 令和３年９月３日付品監発第１５号にてご報告のありました「令和３年度前期一般監査の結果について（報告）」における指摘事項につきましては、 地方自治法第１９９条第１４項の規定に基づき、別紙のとおり措置をしましたので通知します。 指摘事項 第４　定期監査（所管別監査）の結果 教育委員会事務局 支出事務について （１）令和２年度第１回就学奨励費について、９名の対象者に合計350,969 円を支給すべきところ、支給額の算定を誤り、令和２年10 月7 日に477,948 円を支給したため、 同年12 月16 日に過払分126,979 円の戻入処理が行われている。適正な支給事務の執行に努められたい。（学務課） 処理経過 就学奨励費支給額の算定誤りについては、根拠資料の確認が不十分だったことによるものです。 今後は、支給額算定の際、法令の確認を入念に行うほか、複数名の職員により根拠資料の確認を徹底し、適切な事務執行に努めてまいります。 指摘事項 第４　定期監査（所管別監査）の結果 支出事務について （２）旅費の支払について、職員の令和２年４月からの通勤経路変更に伴うシステム処理を失念し、令和２年度中の旅行命令申請に係る定期券調整がなされないまま 旅費（計４回）が支払われ、同年度末の精算において過払分計2,632 円の戻入処理が行われている。適正な支出事務の執行に努められたい。（指導課） 処理経過 旅費の支払に関し年度末に戻入処理が行われたことについては、通勤経路変更の際に必要なシステム処理の認識が不足していたことによるものです。 通勤経路変更の際には、都および区の両方のシステムでの処理が必要なところ、区のシステムへの入力が必要であることを認識していなかったため、適正な定期券調整がなされませんでした。 今後は、必要なシステム処理について一元的に参照できる業務マニュアルを整備するとともに、システムへの入力に際しては、複数名の職員による確認を徹底し、 適正な支出事務の執行に努めてまいります。 指摘事項 第４　定期監査（所管別監査）の結果 支出事務について （３）謝礼等の支払について、誤った源泉徴収税率を適用し税額を算出したため、次のとおり後日不足分の徴収および過誤納金の還付が行われている。適正な支出事務の執行に努められたい。 ア 令和元年度第５回特別支援教室連絡会（令和２年２月３日実施分）謝礼に係る不足分858 円の徴収が行われている。 イ 特別支援教室「通級・特別支援教室専門家診断」（令和２年７月分）報償費に係る過誤納金1,286 円の還付が行われている。（教育総合支援センター） 処理経過 源泉徴収額の不足分の徴収および過誤納金の還付があったことについては、源泉徴収税率の適用の誤りによるものです。 今後は、実施原議の起案段階や支出命令伝票の起案段階など、各起案段階で複数名の職員による確認を強化し、再発防止に努めてまいります。