(１)　秘文書収受簿（第１号様式）

(２)　金券収受簿（第２号様式）

(３)　親展文書収受簿（第３号様式）

(４)　特殊郵便物収受簿（第４号様式）

２　前項に掲げるもののほか、各課において収受および発送を行う文書等は、品川区基幹事務管理システム（以下「システム」という。）により処理するものとする。ただし、システムにより難い場合は、文書収受簿（第１号様式）および文書発送簿（第５号様式）により処理することができる。

一部改正〔昭和62年訓令甲22号・平成15年訓令８号〕

（記号および番号）

第６条　発送文書には、区、部および課の頭字と「収」または「発」の記号を付し、収受番号または発送番号（以下「収発番号」という。）を記入しなければならない。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。

２　文書の収発番号は、毎年４月１日に始まり翌年３月31日に終わる。

３　収発番号は、事案の完結するまで同一番号を用いなければならない。

一部改正〔昭和62年訓令甲22号〕

第２章　文書等の収受および配付

一部改正〔平成15年訓令８号〕

（到達した文書等の収受および配付）

第７条　到達文書は、次の方法により処理しなければならない。

(１)　区に到達した文書は、総務課長が受領する。

(２)　秘文書または親展文書は、封をしたまま総務課長が収受印（第６号様式）を押し、秘文書収受簿または親展文書収受簿に登載のうえ、名あて人に配付する。

(３)　金券を添付した文書は、総務課長が収受印を押し、金券収受簿に登載のうえ、所管の文書取扱主任に配付する。ただし、証明等に要する金券を添付した文書のうち区長室長が必要と認めたものの処理については、別に定めるところによる。

(４)　特別送達および書留郵便は、その封筒に受付印（第６号の２様式）を押し、到着日時を明記し、金券を添付した文書は前号により、その他の文書は特殊郵便物収受簿に登載したうえ、所管の文書取扱主任に配付する。

(５)　前３号に掲げるもの以外の文書は、所管の文書主任を経由して、所管の文書取扱主任に配付する。

(６)　文書取扱主任は、配付された文書のうち収受を必要とするものについては、当該文書に収受印を押し、システムにより収受処理する。ただし、システムにより難い場合は、文書収受簿に登載する。

２　電子文書のうち収受を必要とするものは、所管の文書取扱主任がシステムにより収受処理する。

３　本人または使者持参の文書等は、所管の文書取扱主任が受領し、収受の必要があるものは、前２項の例により収受しなければならない。

４　親展文書のうち収受を必要とするものは、第１項の例により収受しなければならない。

一部改正〔昭和62年訓令甲22号・平成15年訓令８号・令和６年３号〕

（執務時間外到達文書）

第８条　執務時間外に到達した文書は、次の各号に掲げる庁舎の区分に応じ、当該各号に定める者が受領しなければならない。

(１)　総合庁舎　総務課長

(２)　出張所庁舎および事業所庁舎　品川区庁舎管理規則（平成４年品川区規則第94号）別表に定める当該庁舎の庁舎管理者

一部改正〔平成20年訓令１号〕

第３章　文書等の処理

一部改正〔平成15年訓令８号〕

（起案）

第９条　起案は、規則、規程等に定めのある場合を除き、起案用紙（第７号様式）を用い、またはシステムを使用して、別に定める品川区公文例および用字例（平成13年品川区訓令第34号）により、平易明確に行わなければならない。

２　軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず付せんを用い、または文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。

３　定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、一定の帳票を用いて行うことができる。

４　前３項の規定により起案を行つたときは、システムに所定の事項を記録しなければならない。

５　起案文書（電子文書を含む。第７項、第10条第１項本文および第２項ならびに第12条第２項において同じ。）は、原則として左横書きとし、法令等によつて定められているものおよびやむを得ない理由のある場合に限り、縦書きとすることができる。

６　起案文書中加除訂正したときは、その箇所に訂正者の認印を押す。

７　起案文書には、必要に応じて起案の理由および事案の経過を明らかにする資料を添えなければならない。

一部改正〔昭和58年訓令甲２号・平成４年６号・15年訓令８号〕

（起案文書の回付等）

第10条　事案決定のための起案文書の回付は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急または機密を要する起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明することのできる職員が持ち回りすることができる。

２　事案決定に対する関与を行うための起案文書の回付を受けたときは、決定関与者は、直ちに当該文書の回付に係る事案を検討し、当該事案に係る決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案責任者に連絡しなければならない。

３　事案に係る決定案を廃止し、または当該決定案の内容に重要な変更を加えたときは、起案責任者は、その旨を既に決定の関与を終了した決定関与者に通知しなければならない。

（文書等の発信者名）

第11条　庁外へ発送する文書等は、区長名を用いる。ただし、事案の軽重により副区長、部長、または課長名その他内容に応じ区、部、課名を用いることができる。

２　庁内文書（電子文書を含む。）には、職名のみを用いて氏名を省略することができる。

一部改正〔平成15年訓令８号・19年１号〕

（供覧）

第11条の２　起案を要しない文書等で供覧を要するものは、起案用紙を用い、またはシステムを使用して供覧する。ただし、必要に応じ文書の余白に供覧の表示をし、供覧押印欄を設けて文書を回付することができる。

２　第10条第１項の規定は、前項の場合について準用する。

一部改正〔平成15年訓令８号〕

第４章　文書等の浄書および発送

一部改正〔平成15年訓令８号〕

（浄書）

第12条　文書等の浄書は、各課で行わなければならない。

２　浄書文書（電子文書を含む。）は、必ず起案文書と照合し、誤りのないことを確認しなければならない。

３　各課は、高度な技術を要する文書の印刷を総務課に依頼することができる。

一部改正〔昭和54年訓令甲９号・60年２号・平成15年訓令８号〕

（公印の押印）

第13条　前条第２項で確認した文書は、起案文書に割印を押印し、必要に応じ契印を押印し、職名印等を押印する。ただし、軽易な照復文書等は押印を省略することができる。

一部改正〔昭和60年訓令甲２号〕

（発送）

第14条　文書等の発送は、使送、郵送等の適当な方法により行う。

２　使送文書は、各課において文書交換箱に入れる。ただし、書留扱いにするものは、別途、総務課に依頼することができる。

３　郵送のうち後納郵便扱いにするものは、後納郵便請求書（第８号様式）により総務課に依頼する。

全部改正〔昭和60年訓令甲２号〕、一部改正〔平成８年訓令甲２号・15年訓令８号〕

第５章　文書等の保管、保存および廃棄

全部改正〔昭和60年訓令甲２号〕、一部改正〔昭和62年訓令甲３号・平成15年訓令８号〕

（文書等の整理）

第15条　文書は、常に整理し、必要なときは直ちに取り出せるよう所定の場所に保管し、または保存しておかなければならない。

２　文書は、執務中を除いては、自己の手元に置いてはならない。

３　電子文書は、常に整理し、必要なときは直ちに検索できるよう所定の方法により保管し、または保存しておかなければならない。

全部改正〔昭和60年訓令甲２号〕、一部改正〔昭和62年訓令甲３号・平成15年訓令８号〕

（ファイル管理者）

第16条　各課にファイル管理者を置く。

２　ファイル管理者は、文書主任または文書取扱主任の指揮を受け、各課における次に掲げる事務に従事する。

(１)　ファイル基準表（第９号様式）の作成に関すること。

(２)　文書の移換え、引継ぎおよび廃棄に関すること。

(３)　前２号のほか、文書等の保管、保存および廃棄に関すること。

追加〔昭和62年訓令甲３号〕、一部改正〔平成15年訓令８号〕

（文書等の保管）

第17条　文書等は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度を経過するまで各課において保管する。

２　文書の整理および保管には、ファイリング・キャビネットその他のファイリング用具を使用する。ただし、当該文書の種類、形状等がこれによりがたい場合には、他の保管用具を使用することができる。

３　保管文書のうち、現年度の文書はファイリング・キャビネットの上段に収納し、前年度の文書は下段に収納する。

４　保管文書は、毎年３月末日までにファイリング・キャビネットの上段から下段に移し換えるものとする。

５　電子文書はシステムにより整理し、システムの記録媒体に記録することにより保管する。

全部改正〔昭和60年訓令甲２号〕、一部改正〔昭和62年訓令甲３号・平成15年訓令８号〕

（ファイル基準表）

第18条　ファイル管理者は、各課において当該年度に分類整理された文書等について、３月末日までに、ファイル基準表を作成し、各課の長の承認を得たうえ、その写しを総務課長に提出しなければならない。

追加〔昭和62年訓令甲３号〕、一部改正〔平成15年訓令８号〕

（文書等の保存）

第19条　第17条による保管期間を経過した文書等のうち保存を必要とするものは、次の各号に掲げる区分により保存する。

(１)　永年保存

(２)　10年保存

(３)　５年保存

(４)　３年保存

２　前項の区分によりがたいときは、総務課長の承認を得て、別の定めをすることができる。

３　文書等の保存期間は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年により保存する文書等は、当該文書等の完結した日の属する年の翌年の１月１日から起算する。

全部改正〔昭和60年訓令甲２号〕、一部改正〔昭和62年訓令甲３号・平成８年２号・15年訓令８号〕

（文書等の保存方法）

第20条　文書等の保存方法は、次の各号に掲げるところによる。

(１)　保存文書は、毎年３月に作成年度ごと、保存年限ごとに仕分け、総務課長に引き継いで保存する。

(２)　相互に密接な関係を有する２以上の文書等で保存年限を異にするときは、長期のものにより保存する。

(３)　保存文書は、原則として文書保存箱に収納し、総務課長の指示により文書庫に整理格納する。

(４)　各課長は、前号により文書庫に保存文書を格納するときは、保存箱引継票（第10号様式）を作成し、所定の内容を記載したファイル基準表とともに、あらかじめ総務課長に提出しなければならない。

(５)　総務課長は、保存文書台帳を作成し、格納された保存文書を管理する。

(６)　電子文書は、システムの記録媒体に記録することにより保存する。

２　前項の規定にかかわらず、マイクロフイルムによる保存が適当と認められる文書の管理については、別に定める。

全部改正〔昭和60年訓令甲２号〕、一部改正〔昭和61年訓令甲３号・平成15年訓令８号〕

（文書等の廃棄）

第21条　保管期間もしくは保存年限を経過した文書等または保存年限内の文書等で、保存の必要がなくなつたものは廃棄する。

２　前項の規定にかかわらず、保存期間を経過した文書等で、なお保存の必要があると認められるものは、さらに年限を定めて保存することができる。

３　第１項の規定にかかわらず、廃棄文書（電子文書を含む。）のうち区政資料として必要なものの取扱いについては、別に定める。

４　文書等の廃棄は、裁断、溶解その他適当な方法により行わなければならない。

全部改正〔昭和60年訓令甲２号〕、一部改正〔昭和62年訓令甲３号・平成15年訓令８号〕

（保管、保存、廃棄の実施細目）

第22条　文書等の保管、保存および廃棄についての実施細目は、区長室長が定める。

追加〔昭和62年訓令甲３号〕、一部改正〔平成15年訓令８号・令和６年３号〕

この規程は、昭和40年７月１日から施行する。

付　則（昭和51年３月19日訓令甲第５号）

１　この訓令は、昭和51年４月１日から施行する。

２　この訓令による改正前の東京都品川区文書取扱規程により作成した回議用紙で現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

付　則（昭和55年10月11日訓令甲第26号）

この規程による改正前の東京都品川区文書取扱規程に基づき調製した起案用紙で現に残存するものについては、所要の修正を加えてこれを使用することができる。

付　則（昭和56年４月１日訓令甲第４号）

この訓令による改正後の東京都品川区文書取扱規程第３条第２項および第３項の規定にかかわらず、東京都品川区組織規則の一部を改正する規則（昭和56年４月東京都品川区規則第21号）付則第２項の規定により本部等の庶務事務を担当する係長および担任主査を兼ねる総括係長をおかない本部等の文書主任および文書取扱主任については、なお従前の例による。

付　則（昭和62年12月25日訓令甲第22号）

１　この訓令は、昭和63年４月１日から施行する。ただし、第６条第２項の改正規定は、同年１月１日から施行する。

２　昭和63年１月１日から同年３月31日までの間においては、改正後の第６条第２項の規定にかかわらず、同項中「毎年４月１日」とあるのは「昭和62年１月１日」と、「翌年３月31日」とあるのは「昭和63年３月31日」とする。

第１号様式［省略］

第２号様式［省略］

第３号様式［省略］

第４号様式［省略］

第５号様式［省略］

第６号様式［省略］

第６号の２様式［省略］

第７号様式［省略］

第８号様式［省略］

第９号様式［省略］

第10号様式［省略］