品川区は、戸籍関連専門書籍を電子データ化し、AIで速やかに幅広く検索できる、「電子書籍AI検索サービス」の利用を、令和4年8月26日(金)から開始した。

電子データ化したのは、戸籍関連書籍の出版社である日本加除出版(株)の専門書籍を中心とした約370冊で、同社の電子書籍をAI検索サービスに活用したのは全国で初めて。同サービスの導入で、戸籍事務における業務効率化・区民対応の時間短縮と正確性の向上を目指す。

戸籍事務は関係法令が多く、生活様式の多様化に伴って複雑な事例も増加傾向にあり、自治体業務の中でも極めて専門性が高い分野である。一方で、自治体職員は、一定周期での人事異動が行われるため、担当職員が戸籍事務の知識を効率よく習得することが課題となっていた。

そこで区では、令和2年11月から令和3年3月末にかけて、専門書籍300冊以上の文献データを瞬時に検索できる電子書籍AI検索システムを富士通Japan(株)と共同で試験導入し、実証実験を実施。その結果、1カ月間の戸籍届書審査等 約150件の調査時間が、従来の77時間から40時間へと、約半分の時間に短縮できる効果を確認できた。

電子書籍AI検索サービスでは、文章による検索を行うことができ、さらに同義語・類義語の読み替え検索にも対応しているため、従来の単語のみの検索に比べ、ヒット率が格段に高い。そのため、区民からの届出に対し、その審査・判断の根拠となる文献データの検索時間を大幅に短縮することができ、その時間を区民サービスの向上につなげていく。

導入後も、本サービスの有用性について継続的に検証を行っていく。